Hallitus ja Isännöitsijä
Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Isännöitsijän tulee puolestaan hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallitus valvoo isännöitsijää ja pitää huolen siitä, että tämä hoitaa tehtävänsä. Isännöitsijän asiana on taas tehdä hallitukselle ehdotuksia siitä, miten yhtiön asioita tulisi hoitaa. Hallituksella on oikeus ja velvollisuus antaa isännöitsijälle toimintaohjeita, jotka voivat olla joko suullisia tai kirjallisia ja voivat koskea tiettyjä erilliskysymyksiä tai olla yleisluontoisia.
Yhtiön edustaminen on hallituksen tehtävä. Se tarkoittaa yhtiön toiminimen kirjoittamista sopimuksiin, velkakirjaan jne. Käytännössä hallituksen kokouksessa yleensä valtuutetaan isännöitsijä hoitamaan em. asiat hallituksen päätöksen perusteella. Isännöitsijällä on oikeus edustaa yhtiötä ja kirjoittaa yhtiön nimi juoksevaan hallintoon kuuluvassa asiassa. Isännöitsijä voi esimerkiksi avata yhtiölle pankkitilin ja suorittaa siltä maksuja yhtiön asioissa.
Hallitus tai isännöitsijä eivät voi ryhtyä epätavallisiin tai laajakantoisiin taikka asumiseen tai asumiskustannuksiin olennaisesti vaikuttaviin toimiin ilman yhtiökokouksen päätöstä. Tätä vähäisempiin toimiin hallitus ja isännöitsijä voivat ryhtyä ilman yhtiökokouksen päätöstäkin, mutta tämä yleensä edellyttää, että hanke voidaan toteuttaa yhtiökokouksessa hyväksytyn talousarvion puitteissa, eli vahvistettua yhtiövastiketta korottamatta tai lainaa ottamatta. Mikäli yhtiökokouksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yhtiön toiminnalle olennaista haittaa, voivat hallitus ja isännöitsijä ryhtyä merkittäviinkin toimenpiteisiin ilman yhtiökokouksen päätöstä. Tästä esimerkkinä putkivuodon, tulipalon tms. syyn edellyttäessä nopeita toimia enempien vahinkojen välttämiseksi.
Laissa ei ole yksityiskohtaisesti määritelty sitä, mitä kuuluu osakeyhtiön juoksevaan hallintoon. Hallituksen asiana on kuitenkin huolehtia siitä, että kirjanpidon ja omaisuuden valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallituksella on valta ratkaista juoksevaan hallintoon kuuluvia erilliskysymyksiä, mutta se ei saa ottaa isännöitsijältä niin suurta osaa juoksevasta hallinnosta, ettei juoksevan hallinnon voitaisi kokonaisuutena ottaen katsoa kuuluvan isännöitsijälle. Isännöitsijä päättää juoksevaan hallintoon kuuluvista asioista, mutta hänen on annettava tietoja yhtiön asioista. Kullakin hallituksen jäsenellä on oikeus yksinkin vaatia tietoja isännöitsijältä. Tavallisissa asunto-osakeyhtiöissä noudatettavan periaatteen mukaan yhtiön hallitus on yleistoimivaltainen toimielin ja sille kuuluvat kaikki tehtävät, joita ei ole määrätty millekkään muulle toimielimelle.
Isännöitsijälle kuuluvaan varainhoitoon kuuluvat esimerkiksi seuraavat tehtävät:
- Kiinteistössä suoritettavia korjaustöitä koskevien suunnitelmien tilaaminen.
- Tarjousten pyytäminen. (Urakoitsijan valinta kuuluu hallitukselle)
- Huolehtia siitä, että korjaustöitä valvotaan asianmukaisesti joko isännöitsijän toimesta tai ulkopuolista asiantuntijaa käyttäen.
- Huolehtia yhtiön vakuutuksista.
- Huolehtia yhtiön saatavien eli vastikkeiden ja vuokrien asianmukaisesta perimisestä ja laskujen maksamisesta ajallaan.
- Valmistella hallituksen kokouksessa käsiteltävät asiat.
- Huolehtia käytännössä kokousten koollekutsumisesta.
- Huolehtia osakeluettelon pitämisestä hallituksen valvomana.
- Palkata yhtiön tarvitsema henkilökunta.
- Yhtiön omistamien huoneistojen vuokraus ja vuokrasopimusten laatiminen.